البنك المركزي يُصدر تعليمات جديدة بشأن حوكمة البنوك وإجتماعات مجالس إداراتها

أصدر البنك المركزي تعديلات جديدة بشأن حوكمة البنوك وإجتماعات مجالس إداراتها، والتي تضمنت تعديل البند ٢-٣-٣ من تعليمات الحوكمة الصادرة في ٢٣ أغسطس ٢٠١١، بما يهدف إلى تطوير الجھاز المصرفي وتطبيق أفضل الممارسات الدولية، والاتجاه إلي تعزيز دور مجالس إدارات البنوك في متابعة أنشطتھا عن كثب والمشاركة الفعالة في الإشراف علي أدائھا مما يساھم في اتخاذ القرارات في التوقيت المناسب.

ونص التعديل على أن يتم الاجتماع مرة على الأقل كل شھر بحد أدني اثني عشر مرة خلال العام، وذلك بناءً علي دعوة رئيس المجلس أو كلما رأي رئيس المجلس مبرراً لذلك. وللمسئول التنفيذي الرئيسي بالبنك أن يطلب من رئيس المجلس دعوته للانعقاد علي أن يكون مصحوباً بجدول الأعمال التي يرغب في عرضھا.

كما أقر البنك المركزي إمكانية مشاركة الأعضاء في اجتماعات مجالس إدارات البنوك من خلال الاتصال الھاتفي أو الاتصال عبر الفيديو مع على أن يتضمن النظام الأساسي للبنك إمكانية المشاركة في الاجتماعات من خلال الاتصال الھاتفي أو الاتصال عبر الفيديو، بالإضافة إلي ضرورة وضع إجراءات واضحة يتم اعتمادھا من قبل مجلس الإدارة لعقد الاجتماعات بواسطة تلك الوسائل، تشمل بحد أدني أن يكون الأصل ھو الحضور الفعلي للأعضاء، وفي حالة تعذر ذلك، يجوز المشاركة عبر الفيديو أو الھاتف بعد موافقة رئيس المجلس وإبلاغ أمين سر المجلس، وذلك بما لا يتعدى ٤ مرات خلال العام بالنسبة للعضو الواحد، شريطة حضور أغلبية أعضاء مجلس الإدارة حضوراً فعلياً.

وتابع البنك المركزي: «تعتبر مشاركة عضو مجلس الإدارة عبر الفيديو أو الھاتف مشاركة فعلية في اجتماع مجلس الإدارة، ويحق له التصويت، ويتم حسابه في النصاب القانوني لانعقاد المجلس وصحة القرارات الصادرة عنه، مع ضرورة وضع إجراءات واضحة للتأكد من سلامة وأمن وسائل الاتصال المستخدمة في حالة مشاركة عضو مجلس الإدارة عبر الفيديو أو الھاتف، علي أن يتم الالتزام بما بعدد من المعايير».

وأوضح المركزي أن هذه المعايير تتمثل في تطبيق كافة الاجراءات والضوابط التي تضمن التحقق من ھوية المشاركين عبر الفيديو أو الھاتف، و استخدام تكنولوجيا التشفير اللازمة لحماية سرية وسالمة الاتصال وكافة البيانات والمعلومات المتداولة خلال الاتصال (مستندات – مراسالت….وغيرھا)، حيث يجب علي البنك اختيار تكنولوجيا التشفير المتناسبة مع حساسية وأھمية المعلومات المتداولة أثناء الاجتماعات، مع تطبيق كافة الاجراءات والضوابط التي تضمن حماية نظام الاتصال من الدخول غير المصرح به، كما يجب أن يكون المشغل الرئيسي للخدمة Backend System خاص بالبنك ومتواجد بداخل مركز المعلومات الرئيسي للبنك ومؤمن بكافة وسائل حماية المعلومات.

وأشار البنك المركزي إلى منع استخدام أية أجھزة اتصال متصلة بمشغل خدمة أو مركز معلومات خارجي Based Cloud، وعلى البنك القيام باختبارات الاختراقـ وذلك لعمل تقييم مفصل ومتعمق للوضع الامني للنظام قبل البدء في استخدامه وعقب إجراء أي تعديالت جوھريه بالنظام.

وأضاف البنك المركزي بعض المھام إلي المھام الموكلة لأمين سر المجلس والتي تضمنت تسجيل الحضور في الاجتماعات وذكر ما إذا كان الحضور فعلياً أو من خلال الاتصال الھاتفي، أو الاتصال عبر الفيديو، وفي حالة مشاركة أحد أعضاء مجلس إدارة البنك في الاجتماع عبر الھاتف أو الفيدي، يتعين عليه التأكيد في بداية الاجتماع علي استالمه كافة المستندات وجدول أعمال الاجتماع.

هذا بالاضفة إلى إعداد محاضر الاجتماعات وتوقيعھا وإرسال نسخة منھا لأعضاء مجلس الإدارة لاعتمادھا – سواء الحاضرين فعلياً أو المشاركين عبر وسائل الاتصال، بالإضافة إلي حفظ تسجيلات الاجتماعات عن طريق استخدام جھاز تسجيل مخصص يسمح بتأمين التسجيلات – ضمن سجلات البنك لمدة زمنية تتوافق مع ما تحدده سياسات البنك تطبيقاً للضوابط والتعليمات الرقابية الصادرة في ھذا الشأن، وفي حالة وجود أية تعليقات أو تعديلات من قبل أي من الأعضاء، يقوم أمين سر المجلس بتعديل المحضر وتقديمه في الجلسة التالية لاعتماده من قبل أعضاء مجلس الإدارة.